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PTA新聞 作業の手順

1.担当役割分担

学校によって役割分担は違うとは思いますが、部長・副部長・会計等の役員のもとで、班分けなどを行い、各紙面ごとの担当を分担するのが一般的です。

2.編集企画会議

まずページ数やサイズや製本形式を決めます。前年の仕様を引き継ぐのが一般的ですが、仕様を変更する場合は金額が変わってくる可能性がありますので、一度業者さんに相談してみてください。 そしてまず最初に各紙面に掲載する記事の内容を検討していきます。
多くの学校では例年の内容を踏襲(とうしゅう)して紙面構成をしていくことが多いのですが、特集や企画ページは子供たちに喜んで読んでもらえるような記事にすれば楽しく制作が出来るのではないかと思います。
一般的な内容としてはPTA会長さんの紹介や挨拶文をのせたり、校長先生の挨拶や入学式、運動会や修学旅行、中津川や稲武、作品展・体育祭・卒業式、PTA活動の報告などの行事をメインに載せていく学校が多いようです。
最近でよく聞くご意見としては、教員紹介一覧を顔写真入りで掲載したいとの声をよく聞きます。お母さん方は担任の先生の顔はわかるが、他の先生方はほとんどわからないため、他の先生たちのお顔とお名前や趣味などがわかるとより一層学校への親近感が湧くようです。
個人情報の問題もあり、学校によって見解が違いますが、一度ご検討をお勧めします。 そして、決めた内容に沿って各ページに割付していきます。

3.原稿作成・原稿依頼・取材・撮影・割付

編集企画会議で決まった内容の原稿作成を各担当の方が行っていきます。 取材が必要なものであれば、依頼対象者の日程調整、原稿用紙の用意、依頼する文章の字数決定、またデータ入力で依頼するかどうか、アンケート用紙などの準備が必要かどうか、インタビューするのであれば、質問項目の整理、録音機器や撮影用カメラなどの準備が必要になってきます。
そして原稿作成には必ず締切が必要になってきます。納品日から逆算して印刷会社と日程相談をして無理のない作業日程を決めましょう。 先生や校外の方に原稿を依頼する際には「いつまでに提出してもらうか」を明確に伝えて丁重に依頼していただくといいと思います。 また、事前に語句の表記統一を先生に確認しておくとよいでしょう。 原稿作成に使用するソフトは世間一般的に流通しているものであれば基本的にどれでもOKです。例えば、 Word・Excel・PowerPoint・一太郎・PhotoShop・Illustrator・Googleドキュメント・Pages(ページズ)・Microsoft Officeドキュメント などです。

4.原稿入稿

皆さんが作成していただいた原稿を印刷会社に作成依頼することを「原稿の入稿」と言います。 方法はいくつかあります。 ・USBメモリやCDROMなどのメディアにコピーしていただいて直接手渡し ・メールにて文章データや写真を添付して送信していただく ・Firestrage(ファイヤーストレージ)やギガファイル便などのデータ転送サービスを利用する ・Googleドライブやドロップボックスなどのクラウドサービスを利用する ・手書きの文章や写真のプリント版を用意していただいて直接手渡し など様々な方法がございますので、ご相談ください。

5.校正

「校正」とは、入稿していただいた原稿をもとに、印刷会社が編集及びデザインした物のチェックを行うことです。原稿に誤字や脱字などの不具合がないか、デザインや色・レイアウトなどの不具合がないかをチェックしていただきます。 この時には初めて読む気持ちで臨んでいただいて、氏名・日付・写真の間違いがないかなどの確認をしていただきます。
修正箇所を赤字で書き込んでいただいて、印刷会社に修正依頼をします。そして印刷会社がその修正を反映した物を再度皆さんへ提出します。そして今度はその修正箇所が修正されているかどうかのチェックをしていただき、さらに新たに追加修正がないかどうかのチェックもしていただきます。これを「2校」もしくは「再校」といいます。
この「2校」で校了となるのが理想ですが、状況によっては再びこの作業を繰り返して「3校」まで行う学校もいくつかあります。校正作業も「3校」以上になりますと印刷会社にコストがかかってしまうため、なるべく「2校」もしくは「3校」で校了にしていただくと大変助かりますので、ご配慮いただけるようよろしくお願いいたします。

6.印刷

「校正」とは、入稿していただいた原稿をもとに、印刷会社が編集及びデザインした物のチェックを行うことです。原稿に誤字や脱字などの不具合がないか、デザインや色・レイアウトなどの不具合がないかをチェックしていただきます。 この時には初めて読む気持ちで臨んでいただいて、氏名・日付・写真の間違いがないかなどの確認をしていただきます。
修正箇所を赤字で書き込んでいただいて、印刷会社に修正依頼をします。そして印刷会社がその修正を反映した物を再度皆さんへ提出します。そして今度はその修正箇所が修正されているかどうかのチェックをしていただき、さらに新たに追加修正がないかどうかのチェックもしていただきます。これを「2校」もしくは「再校」といいます。
この「2校」で校了となるのが理想ですが、状況によっては再びこの作業を繰り返して「3校」まで行う学校もいくつかあります。校正作業も「3校」以上になりますと印刷会社にコストがかかってしまうため、なるべく「2校」もしくは「3校」で校了にしていただくと大変助かりますので、ご配慮いただけるようよろしくお願いいたします。

7.製本

二つ折り(4ページ) 中綴じ Z折り(6ページ) 巻き三つ折り(6ページ) A3を巻き三つ折り 観音折り

一般的にPTA新聞の場合、 ・A4で4頁の場合は二つ折 ・6頁は 中入れ(スクラム製本)か巻き三つ折 か Z折 ・8頁は 中入れ(スクラム製本)か 中綴じ製本 か 観音折 一般的には中入れ(スクラム製本)が多く一番費用が安価です。巻き三つ折、Z折、中綴じ製本、観音折などの製本様式は印刷方式を変えなくてはならないこともあり、製本価格も変わってきますのでお問い合わせください。

8.納品

これで出来上がりです。学校へお届けします。皆さん、お疲れ様でした!

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